Archief bestaat niet meer alleen uit papier, steeds meer aangeboden archieven zijn digitaal. Denk aan foto’s en video’s die worden gemaakt met een telefoon, e-mails of Word-documenten. Wij slaan deze stukken op in onze digitale archiefbewaarplaats: het e-depot. Wij hebben nu een mijlpaal te vieren, de eerste twee collecties uit ons e-depot staan online! Het gaat om foto’s uit de gemeenten Stichtse Vecht en De Bilt. Vanaf nu kan men beeldbank foto’s zien van de aanleg van een loodsencomplex aan de Vecht, de Vechtbrug in Breukelen en het boerenprotest bij het RIVM in Bilthoven.
Hoe ziet de toekomst van het e-depot eruit?
Wij zijn momenteel druk bezig met het uitbreiden van ons e-depot en hebben een aantal archieven en collecties op de planning staan om online te zetten. Waaronder onze coronacollectie. De ontwikkelingen van het e-depot staan niet stil, want er verandert een hoop op digitaal gebied. Daarom onderzoeken we wat de mogelijkheden zijn van een e-depot in samenwerking met een aantal andere archiefdiensten.
Voor archiefinstellingen is het werken met ‘digitaal geboren’ informatie een relatief nieuw fenomeen. Het vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij papieren archieven. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RHC aan een nieuwe bewaaromgeving: het e-depot.
Wat is het e-depot?
Formeel is de definitie van een e-depot: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het dan ook onverantwoord om – zoals bij papier – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veiligstellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, goed ingericht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor een lange periode te behouden.
Welke informatie komt in het e-depot?
In de eerste plaats is het e-depot er voor informatie van de bij het RHC aangesloten gemeenten: de gemeenten Stichtse Vecht, De Ronde Venen, Weesp en De Bilt. Op termijn zal het e-depot ook door particuliere archieven gebruikt worden: van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen en bedrijven tot archieven van families en personen.
Wat levert het op?
De maatschappelijke voordelen van het e-depot zijn aanzienlijk. Allereerst komt het e-depot tegemoet aan de groeiende interesse in Nederland voor cultuur en geschiedenis. Het e-depot kan verschillende soorten collecties en materiaal opslaan (tekst, beeld, film, foto, muziek, tekeningen, video, etc.), waartussen allerlei verbanden gelegd kunnen worden. De bezoeker kan deze vanaf iedere locatie met één muisklik nu raadplegen, op een moment dat dit het beste uitkomt.
Het e-depot zal ook een belangrijke rol spelen in het waarborgen van de rechtsstaat. Want ook in het digitale tijdperk dragen archiefinstellingen een verantwoordelijkheid om voor de burgers het geheugen van de omgeving te beheren. Door goed geordende en toegankelijke digitale archieven is het mede mogelijk dat het handelen van de overheid sneller en beter gecontroleerd kan worden.
Het is belangrijk dat wij alle informatie in het e-depot zo netjes mogelijk bewaren. Daarom hebben wij een metadatamodel gemaakt. Metadata zijn alle gegevens over een bepaald digitaal document. Bijvoorbeeld; je maakt een foto met je telefoon. Belangrijke informatie bij die foto kan zijn: wat is er te zien, wie heeft de foto gemaakt, waar is de foto gemaakt en wanneer? Al deze informatie noem je ‘metadata’. In het metadatamodel kunnen wij dus alle belangrijke informatie kwijt over een digitaal archiefstuk dat in ons e-depot bewaart wordt. Het goed bijhouden van al deze informatie (metadata) is belangrijk omdat dat ervoor zorgt dat bezoekers, de digitale archiefstukken makkelijker kunnen vinden.
Hoe beginnen we?
Het RHC gaat samen met de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen en de leverancier van de e-depotsoftware dit jaar twee pilots doen. Hierbij zullen er documenten van de gemeenten in het e-depot ‘ingelezen’ worden. Dit lijkt simpel maar heeft best wat voeten in de aarde. Zo moeten de documenten van de gemeente zo ‘vertaald’ worden naar het collectiebeheersysteem van het RHC dat gebruikers van dit systeem de documenten kunnen inzien.
bron: https://www.rhcvechtenvenen.nl/nieuws/759-eerste-collecties-uit-het-e-depot-online-beschikbaar