Meta-data zijn gegevens over het document, zoals onderwerp, auteur, datum van uitgifte, diverse code getallen etc. Deze metadata zijn belangrijk voor het categoriseren van een document om later het document terug te vinden.
In juli van dit jaar wordt het nieuwe metadata-model MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie‘) vastgesteld. Dit is een belangrijk onderdeel van het duurzaam toegankelijk houden van informatie-objecten. Onze aangesloten overheidsorganisaties zijn (op grond van de Archiefwet) namelijk verplicht hun blijvend-te-bewaren digitale informatie over te brengen naar het NHA e-Depot (Noord Hollands archief). Alle digitale bestanden die we binnen krijgen moeten worden vergezeld van een extra bestandje met metagegevens, de zogenaamde data over data zoals de auteur, het soort bestand, ontvangstdatum of de creatiedatum van een informatieobject. Dit proces van mappen (het maken van die extra bestandjes) wordt voor de archiefvormer straks een stuk makkelijker als MDTO beschikbaar is. Onze nieuwe handleiding om digitale overheidsarchieven over te brengen anticipeert ook al op dit nieuwe model.