Langdurige opslag van records: papier, microfilm of digitaal?

0
195

Papier

In de afgelopen paar honderd jaar is papier de opslagmethode bij uitstek geweest. Inderdaad, papier heeft goed gewerkt. We hebben vandaag de dag nog steeds documenten leesbaar die werden geschreven in de jaren 1700 en sommige in de jaren 1600. Zelfs sommige boeken geschreven in de Middeleeuwen overleven nog steeds en zijn leesbaar, ervan uitgaande dat je bent opgeleid in het handschrift en de gebruikte taal. Een hedendaags exemplaar van de Magna Carta, geschreven in 1215 is nog leesbaar was. Deze documenten zijn echter niet op papier geschreven. In plaats daarvan werden de oudste documenten geschreven op perkament, dat is gemaakt van schapenvacht, of het perkament van fijnere kwaliteit, gemaakt van kalfs- of geitenleer. De gecompliceerde fabricage betekent dat perkament meestal was gereserveerd voor belangrijke documenten. In feite was papier zeldzaam in de Middeleeuwen. De meeste overgeleverde schriftelijke documenten uit die tijd waren geschreven op perkament, niet op papier.

Tegen de jaren 1700 werd papier over het algemeen gemaakt van katoen, linnen of hennep. Productie werd gebruikelijker en grote papierfabrieken verschenen in de jaren 1800. De productieprocessen van die tijd gebruikten geen zuren. Hierdoor ging het hoogwaardige papier lang mee. Kranten worden meestal gedrukt op het meest goedkope papier dat op dat moment beschikbaar is. Inkten varieerden ook, maar waren over het algemeen van hoge kwaliteit. De Chinezen vonden 5000 jaar geleden inkt uit, met behulp van een mengsel van roet van dennenrook en lampolie, verdikt met gelatine van dierenhuiden en muskus. Tegen de jaren 1700 werd vernisachtige inkt gemaakt van roet, terpentijn en walnootolie speciaal voor de drukpers.
Het papier en de inkten van 300, 200 of zelfs slechts 100 jaar geleden gaan lang mee als ze worden opgeslagen op locaties waar ze niet onderhevig zijn aan grote temperatuur- en vochtigheidsveranderingen. Inderdaad, musea van vandaag hebben duizenden gedrukte documenten die enkele eeuwen oud zijn.

De productie van papier en inkt is in de afgelopen eeuw drastisch veranderd. Het meeste papier van tegenwoordig is gemaakt van hout. Het hout wordt omgezet in pulp, een geconcentreerd mengsel van vezels gesuspendeerd in water. De meeste chemische pulp wordt gemaakt met behulp van het Kraft-proces, dat wordt uitgevoerd door het materiaal onder druk te koken in een mengsel van natriumhydroxide en natriumsulfide. Warmte wordt toegepast en drie chemische componenten van het hout, cellulose, hemicellulose en lignine combineren vervolgens samen en resulteren uiteindelijk in vellen papier.
Een meer gedetailleerde uitleg van moderne methoden voor het maken van papier is te vinden op http://en.wikipedia.org/wiki/Paper.

Het proces van vandaag gebruikt veel zuur om papier te maken. Naarmate de jaren verstrijken, zullen de zuren er uiteindelijk voor zorgen dat het papier zichzelf vernietigt. Het aantal jaren varieert, afhankelijk van de kwaliteit van het originele papier en de opslagomstandigheden. Het papier dat u in uw laserprinter gebruikt, gaat waarschijnlijk geen 100 jaar mee. Sterker nog, als het niet goed wordt bewaard, gaat het misschien niet eens 25 jaar mee.

Hoe kort die levensduur ook is, papier is echt niet het grootste probleem. Inkt, of wat we gebruiken in plaats van inkt, gaat waarschijnlijk niet eens zo lang mee als het papier waarop het is afgedrukt!
Al het papier fungeert als een ‘inktblotter’. Wanneer inkt op het papier wordt gedrukt, wordt een groot deel van de inkt in het papier geabsorbeerd. Het resultaat is een min of meer permanente combinatie van inkt en papier. Dit “blotting” -proces is van cruciaal belang voor langdurige opslag. Hoewel het papier eeuwen meegaat, zal het document nutteloos zijn als de inkt vervaagt. De opname van inkt in het papier is van cruciaal belang voor de leesbaarheid van gearchiveerde documenten.

Laten we eens kijken naar de laserprinter die u gebruikt. Sterker nog, het gebruikt helemaal geen inkt! Het maakt gebruik van toner: kleine stukjes plastic. Toner wordt niet uitgeoefend door druk, maar wordt “gesmolten” op het oppervlak van het papier, eerst door elektrostatische ladingen en vervolgens door warmte. De af te drukken informatie wordt vertaald in bit in kaart gebrachte ladingen van de tegenovergestelde polariteit op een speciale trommel in de printer. De toner wordt aangetrokken door de geladen gebieden, waarna het wordt overgebracht naar papier. De toner wordt dan “ingesteld”, meestal door warmte.

Toner wordt niet geabsorbeerd in het papier; het zit in plaats daarvan “vast” op het oppervlak. Na verloop van tijd zullen stukjes toner de elektrostatische “kleverigheid” verliezen en eraf vallen. De plastic stukjes die wel overblijven, zullen ook vervagen. De levensverwachting van gedrukte documenten gemaakt door laserprinters is onbekend, vooral omdat laserprinters nog maar relatief kort bestaan. Geen enkele fabrikant van laserprinters is bereid voorspellingen te doen over de levensverwachting van gedrukte documenten. Bijna iedereen zal het er echter over eens zijn dat het minder dan 100 jaar zal zijn. In feite kan het minder dan 25 jaar zijn. Het probleem ligt niet bij het papier maar bij de toner. De toner wordt niet geabsorbeerd, maar wordt alleen bevestigd of “geplakt” aan het papier. De toner zal absoluut vervagen en/of afvallen. De enige vraag is: “Wanneer?”
Hetzelfde geldt voor kantoorkopieerapparaten en de snelle printers die worden gebruikt om kleine aantallen gedrukte boeken te produceren. Ze gebruiken allemaal toner.

Inkjets werken een beetje meer als traditionele inkten en de gespoten inkt wordt geabsorbeerd in het papier. Er zijn bijna net zoveel printerinkten als er soorten printers zijn. De meeste inkjetinkten zijn op waterbasis of op basis van oplosmiddelen. Water en oplosmiddelen gaan niet lang mee in opslag. Als je tien jaar geleden een inkjetprinter had, kijk dan naar een document dat je toen hebt afgedrukt. Merk op dat het al aan het vervagen is. Het zal over een decennium of twee onleesbaar zijn. Als het in kleur zou worden afgedrukt, zou het misschien niet eens nog een decennium of twee meegaan. (De roden zijn de eersten die vervagen.)

De duurdere pigmentinkt kan op een grotere verscheidenheid aan oppervlakken worden aangebracht en reageert beter op verschillende temperaturen, buitenomstandigheden en vluchtige tijd. Pigmentinkten gaan waarschijnlijk 50 jaar of langer mee. Er is maar één probleem: de duurdere pigmentinkten zijn zeldzaam en worden nooit aangetroffen in inkjetprinters die zijn ontworpen voor gebruik in huis.

Dus hoe kunt u papieren documenten op uw computer produceren voor langdurige opslag? Het snelle antwoord is dat dat niet kan. Tien tot misschien wel vijftig jaar is alles wat je kunt verwachten, en zelfs vijftig is twijfelachtig. We kunnen echter aanbevelingen doen met betrekking tot het zo lang mogelijk verlengen van de levensduur van computergegenereerde documenten:

• Gebruik zuurvrij papier (pH 7,5-8,5) dat beter geschikt is voor documenten die bedoeld zijn om langdurig te worden bewaard, bijvoorbeeld testamenten, in plaats van normaal laserpapier en gerecycled papier (pH 4,0-5,5). U zult dergelijk papier waarschijnlijk echter niet vinden in uw plaatselijke winkel voor kantoorbenodigdheden. Als je het wel vindt, is zuurvrij papier duur.

• De documenten moeten worden opgeslagen in mappen gemaakt van polypropyleen of polyethyleen in plaats van PVC.

• Bewaar het document in een klimaatgestuurde faciliteit met koele temperaturen en een lage luchtvochtigheid.

• Nog beter, druk uw document af op een offsetpers. Dit zijn al lang de standaard drukpersen die overal door commerciële drukkers worden gebruikt. Een offsetpers is een geavanceerde drukmachine die is ontworpen om reproducties van fijne kwaliteit te produceren. Het gebruikt bijna elke soort papier, maar vereist de juiste inkten voor de werking ervan. Offsetpersen worden bijna uitsluitend gebruikt in grotere drukkerijen en zijn niet te vinden in huizen of in “overnight printing” -diensten.
Kortom, als u uw papieren documenten echt meer dan honderd jaar wilt bewaren, wees dan bereid om veel geld uit te geven. Houd er ook rekening mee dat niets dat u op uw eigen computerprinter afdrukt, zo lang meegaat.

Microfilm

Microfilm werd voor het eerst populair in de jaren 1930 en werd gezien als een methode om de hoeveelheid ruimte die nodig is voor de opslag van documenten te verminderen. In feite gebruikten vroege microfilms cellulosenitraat en waren ze niet bijzonder geschikt voor langdurige opslag. Cellulosenitraat produceert na verloop van tijd een brandbaar gas dat een hoog brandrisico inhoudt. Tegen het begin van de jaren 1950 was de commerciële productie van alle formaten cellulosenitraatfilm permanent gestopt toen celluloseacetaatfilm het opslagmedium bij uitstek werd. Celluloseacetaat produceert geen brandbare gassen. Er is maar één probleem: celluloseacetaat zal na verloop van tijd nog steeds van nature afbreken. Dergelijke microfilms gaan minder dan vijftig jaar mee. Dit afbraakproces wordt versneld wanneer acetaatfilm niet goed wordt opgeslagen. Hoewel er nog steeds veel acetaatmicrofilm bestaat, is acetaatfilm niet acceptabel als conserveringsmedium.

Polyester is de enige filmbasis die momenteel wordt aanbevolen voor conserveringsmicrofilming. Zowel stabiele als duurzame zwart-wit polyesterfolie heeft een levensverwachting van 500+ jaar onder ideale opslagomstandigheden. Microfilm lijkt inderdaad ideaal voor het langdurig archiveren van waardevolle informatie. Zo eenvoudig is het leven echter nooit.

Eerst is het maken van microfilm, het belichten (het maken van de foto) en vervolgens het ontwikkelen van de film een betrokken proces dat dure apparatuur vereist. Vervolgens daalt de vraag naar microfilm elk jaar omdat computerdigitalisering microfilm vervangt. Twintig jaar geleden waren er veel fabrikanten van microfilmapparatuur. Tegenwoordig zijn er slechts een handvol fabrikanten in bedrijf en elk jaar vallen er nog een paar uit. Binnen een decennium of twee kunt u waarschijnlijk geen microfilmlezer, microfilmcamera of zelfs een onbelichte filmrol kopen. De apparatuur zal waarschijnlijk slechts in een paar musea te vinden zijn en stof verzamelen. Zelfs de productie van reserveonderdelen voor verouderde microfilmapparatuur zal stoppen.

Microfilmapparatuur en fabrikanten zullen binnen enkele jaren hetzelfde doen. Hoewel musea in de tweeëntwintigste eeuw kasten vol oude microfilms bezitten, is het twijfelachtig of ze over apparatuur zullen beschikken om de daarin opgenomen informatie te bekijken.
De grootste gebruiker van microfilmapparatuur binnen de genealogische gemeenschap is de afdeling FamilySearch van de Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen. Jarenlang heeft deze organisatie bemanningen en microfilmcamera’s naar archieven over de hele wereld gestuurd om microfilmbeelden te maken van opgeslagen documenten. Ze produceerden meer dan twee miljoen rollen microfilm met honderden miljoenen platen. Nu stopt de afdeling Familiegeschiedenis met microfilm. In feite zijn er nog maar een paar microfilmcamera’s in gebruik en het aantal wordt elk jaar kleiner met digitale apparatuur die microfilm vervangt.

Waarom? De belangrijkste reden is dat de Afdeling FamilySearch geen microfilmcamera’s meer kan aanschaffen! In feite zijn geschikte camera’s voor hun werk al een flink aantal jaren niet beschikbaar. Omdat de huidige camera’s aan slijtage onderhevig waren, zijn er reparaties uitgevoerd. Nu zijn zelfs reserveonderdelen niet meer beschikbaar.
De afdeling FamilySearch produceerde een tijdje zelf reserveonderdelen en besteedde het werk uit aan verschillende machinewerkplaatsen. Reparatieprocedures ondervonden echter problemen en de kosten waren onbetaalbaar. De afdeling FamilySearch is nu bezig om microfilm volledig te verlaten voor de meeste nieuwe projecten. Binnen een paar jaar zal alle nieuwe gegevensverzameling door de afdeling FamilySearch van de Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen in digitaal formaat worden gedaan, niet op microfilm. Zelfs vandaag de dag worden de meeste data-acquisities gedaan als digitale beelden, niet op microfilm.

Reproductie van gedrukt materiaal

Eeuwenlang hebben historici en archivarissen het probleem van rottende originele documenten opgelost door kopieën te maken. Ik vermoed dat die trend zich nog enkele eeuwen zal voortzetten.
In de middeleeuwen kopieerden monniken boeken met de hand. In modernere tijden werden hele boeken herdrukt met moderne drukprocessen. In dezelfde geest bieden verschillende bedrijven in het bedrijfsleven vandaag een waardevolle service door oude genealogische boeken opnieuw uit te geven. In de meeste gevallen zijn dit fotoreproducties: de nieuwe boeken zijn gewoon fotografische afbeeldingen van de originelen. Een dergelijke massaproductie zorgt ervoor dat waardevolle informatie beschikbaar komt voor veel geïnteresseerde kopers.

Reproductie heeft echter wel enkele nadelen. Het tweede exemplaar is namelijk nooit zo duidelijk als het eerste. Een zekere mate van “vaagheid” wordt geïntroduceerd telkens wanneer een kopie wordt gemaakt. Als een origineel wordt gefotografeerd, zal het beeld van de volgende generatie slechts een beetje vaagheid hebben, meestal een acceptabele hoeveelheid. Als er echter een kopie van een kopie wordt gemaakt, wordt de totale hoeveelheid vaagheid merkbaar en afleidend.

Een “kopie van een kopie van een kopie van een kopie” is waarschijnlijk onbruikbaar. Elke nieuwe “generatie” voegt extra degradatie toe met het eindproduct dat de som bevat van alle vaagheid die door elke vorige generatie is toegevoegd. Het is gemakkelijk in te zien waarom alle hedendaagse producenten van fotoreproductieboeken moeite hebben om originele boeken te verkrijgen waaruit ze hun masterkopieën kunnen maken.
Denk nu na over de documenten die u op uw computer produceert. Misschien geeft u kopieën aan uw kinderen of kleinkinderen of andere familieleden. Naarmate de jaren verstrijken, willen ze misschien kopieën geven aan nieuwere generaties. Ervan uitgaande dat er geen verandering in technologie is (wat twijfelachtig is), zullen ze kopieën moeten maken. We weten immers al dat je originelen achteruitgaan. De nieuwe generaties genealogen zullen reproducties moeten maken, wat enige vaagheid zal toevoegen. Wat zullen dan nog latere generaties doen? Ze zullen reproducties van de reproducties maken, wat nog meer vaagheid zal toevoegen.

Reproductie van microfilms

Zoals eerder vermeld, gaan microfilms misschien 500 jaar mee als ze op de juiste manier worden opgeslagen. Dat veronderstelt echter dat de films nooit door een microfilmlezer worden gelezen! Wat heb je daar aan?
Elke keer dat een microfilm door een microfilmlezer of een microfilmkopieerapparaat beweegt, is deze onderhevig aan extra slijtage. Als u voorbeelden van gebruik wilt bekijken, gaat u naar een populaire bibliotheek of FamilySearch Center. Zie je alle krassen op de film? Dat is slijtage.

De meeste microfilmarchieven van vandaag maken een of meer masterkopieën van elke rol microfilm en slaan de masters vervolgens op onder optimale archiefopslagomstandigheden. De medewerkers van het archief werken ijverig om de behandeling van de originele, master microfilms te minimaliseren. Van de masterfilms worden enkele kopieën gemaakt, van de kopieën worden vervolgens verdere kopieën gemaakt. De masters worden zo lang mogelijk opgesloten en zo min mogelijk gebruikt.

Natuurlijk wordt er elke keer dat een kopie wordt gemaakt enige vaagheid geïntroduceerd. Het probleem is vergelijkbaar met dat van gefotokopieerde boeken met één grote uitzondering: microfilmbeelden zijn klein en elke geïnduceerde vaagheid van een kopie is veel meer merkbaar. Een kopie van een kopie kan dus erg moeilijk te lezen zijn. Een “kopie van een kopie van een kopie van een kopie” is over het algemeen onbruikbaar. Elke nieuwe “generatie” voegt extra degradatie toe met het eindproduct dat de som bevat van alle vaagheid die door elke vorige generatie is toegevoegd.

Kortom, microfilm is een geweldig opslagmechanisme, maar een belabberde ophaalmethode. Films zijn gemakkelijk te krassen. Er zijn goede redenen waarom de originelen niet om de paar jaar eruit moeten worden gehaald om nieuwe kopieën te maken; doe dat vaak genoeg, en zelfs de originelen zullen zwaar bekrast raken. De meeste actieve archieffaciliteiten maken kopieën van kopieën, zelfs met de inherente beelddegradatie.
Naarmate de tijd verstrijkt en de huidige microfilmapparatuur verslijt en nieuwe microfilmapparatuur niet meer beschikbaar is, zal het probleem worden uitvergroot. Toekomstige genealogen zullen geen microfilmlezers kunnen krijgen. Microfilm is inderdaad al een onpraktische opslagoplossing geworden.

Digitale records: is het een oplossing of is het een nog groter probleem?

De haast van vandaag om alles in de wereld te digitaliseren, biedt veel oplossingen, maar ook meer dan een paar nieuwe problemen. Het converteren van oude documenten naar digitale afbeeldingen is een vrij eenvoudig proces; de opslagvereisten op lange termijn leveren echter nog complexere problemen op dan de opslagvereisten van papier en microfilm.

“Conventionele wijsheid” onder genealogen, historici en archivarissen zegt dat digitale media een slechte methode zijn om gegevens decennia of eeuwen op te slaan. Daar zijn veel voorbeelden van. Jaren geleden werden digitale gegevens opgeslagen op ponskaarten met 80 kolommen. Probeer die documenten vandaag nog te lezen! Latere “verbeteringen” verschoof naar verschillende formaten magneetband, naar 8-inch diskettes, gevolgd door 5-1/4 inch floppy’s en vervolgens door 3-1/2 inch floppy’s. Nog later werden cd-rom-schijven het opslagmedium bij uitstek, gevolgd door dvd-ROM-schijven. Een nieuwe optische schijftechnologie genaamd Blue-Ray is tegenwoordig populair. Elke nieuwe generatie digitale opslag biedt steeds grotere opslagcapaciteiten. Geen van de nieuwere technologieën lost echter het grootste probleem van allemaal op: veroudering.

Magnetische opslag zal uiteindelijk zijn magnetisme verliezen. Floppy tapes en schijven zullen over 25 of 50 jaar onleesbaar zijn omdat er niet genoeg magnetisme overblijft om te worden gelezen. Optische schijven hebben hun eigen problemen. Cd-rom- en dvd-ROM-schijven hebben problemen met chemische veranderingen in de schijven. Zuren eten in het substraat dat de informatie opslaat. Blue-Ray is zo nieuw dat we nog niet weten wat de opslageigenschappen op lange termijn zullen zijn.
Dit alles zal waarschijnlijk sowieso een discussiepunt zijn. De eigenlijke apparaten om die opgeslagen items te lezen, zullen niet meer beschikbaar zijn lang voordat magnetisme ophoudt en zuren verslinden. Wanneer zag je voor het laatst een 5-1/4 inch diskettestation?
Gegevens opgeslagen op ponskaarten of op diskettes in de late jaren 1970 zijn vandaag onleesbaar.

Hier is waar “conventionele wijsheid” afdwaalt

Wie aan archiefpapier en microfilm denkt, gaat ervan uit dat alle informatie één keer wordt gemaakt en vervolgens wordt opgeslagen, om zo mogelijk nooit meer te worden aangeraakt. De veronderstelling is dat informatie voor altijd op het oorspronkelijke medium wordt opgeslagen. Evenzo doen degenen die verantwoordelijk zijn voor de opslag van originele microfilms er alles aan om de originelen in precies hun oorspronkelijk formaat te houden. Ze zijn van plan om de originelen voor altijd te bewaren.

Een goed beheerd digitaal archief wordt op bijna precies de TEGENOVERGESTELDE manier beheerd als een papieren archief of een microfilmarchief. Digitale archivarissen doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de originele documenten NOOIT in hun oorspronkelijke staat worden achtergelaten! Het doel is om ervoor te zorgen dat digitale archieven altijd worden onderhouden in welk formaat dan ook dat wordt gedicteerd door de huidige technologie. Naarmate die technologie verandert, moeten alle gearchiveerde digitale documenten absoluut worden gekopieerd naar het nieuwe opslagmedium naar keuze.

Laten we het geval nemen van ponskaarten met 80 kolommen uit de vroege jaren 1970. Als ze onaangeroerd zouden blijven op de manier van traditionele archiveringsprocedures, zouden die records vandaag ontoegankelijk zijn. Als ze in die tijd echter werden gedeponeerd bij een goed beheerd digitaal archief, zouden de ponskaarten met 80 kolommen eind jaren 1970 zijn gekopieerd naar 9-track digitale tapes. In de jaren 1980 zou dezelfde informatie van tape naar diskettes zijn gekopieerd. In de jaren 1990 zouden de diskettes naar cd-rom-schijven zijn gekopieerd. Tegen het jaar 2000 zouden de cd-rom-schijven naar dvd-ROM-schijven zijn gekopieerd en misschien volgend jaar naar Blue-Ray-schijven. Je zou dan kunnen verwachten dat ze in de toekomst om de vijf tot tien jaar worden gekopieerd naar welk opslagformaat dan ook dat op dat moment zinvol is.

Het formaat zou ook worden gekopieerd. Gegevens werden opgeslagen in Hollerith Code op ponskaarten met 80 kolommen. (Ik kan nog steeds een ponskaart tegen het licht houden en de gegevens rechtstreeks met mijn ogen lezen, omdat ik de Hollerith-code uit het hoofd heb geleerd toen deze algemeen werd gebruikt. (Ik heb tegenwoordig echter niet veel aan dat talent.) De Hollerith-code kan zijn geconverteerd naar EBCDIC wanneer deze op 9-track tapes werd geplaatst en vervolgens geconverteerd naar ASCII toen deze op floppy’s werd geplaatst. Misschien zal het exemplaar van volgend jaar converteren naar Unicode.

Hetzelfde geldt voor digitale afbeeldingen. In het midden van de jaren 1980 waren veel gescande afbeeldingen in BMP-formaat. Die afbeeldingen zouden later worden geconverteerd naar TIFF, JPEG, GIF, PNG of welk formaat dan ook, elke keer dat het werd gekopieerd naar moderne opslagmedia. Digitale records kunnen echter keer op keer getrouw worden gereproduceerd zonder degradatie of vaagheid. Bij het kopiëren van digitale tekst of afbeeldingen is een kopie van een kopie van een kopie van een kopie van een kopie van een kopie precies hetzelfde als het origineel: er is absoluut geen degradatie aan te pas gekomen. Het jaar 2006 DVD-ROM kopie van de 1976 gegevens origineel ingevoerd op ponskaarten is perfect en kan vele malen worden gekopieerd zonder degradatie.

Kortom, digitale data kan eeuwig meegaan. Dit veronderstelt natuurlijk wel dat de digitale gegevens worden opgeslagen in een actief digitaal archief dat garandeert dat er meerdere back-upkopieën van het origineel worden gemaakt en dat alle kopieën periodiek worden overgebracht naar nieuwe opslagmedia en nieuwe bestandsindelingen.

Men probeert nu om snel nog digitale kopieën te maken van alle papieren en microfilms van genealogisch en historisch belang. De afdeling Familiegeschiedenis van de Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen heeft al een enorme, meerjarige onderneming aangekondigd om al hun miljoenen rollen microfilms om te zetten in digitale beelden. Natuurlijk zal de afdeling FamilySearch de microfilms nooit weggooien; zowel microfilm- als digitale formaten zullen worden gehandhaafd en elk formaat zal waar nodig worden gebruikt. De meeste grote “bewaarplaatsen” converteren momenteel papier naar digitale formaten. U zult in toekomstige nieuwsbrieven over een ander bedrijf lezen dat miljoenen historische en genealogische documenten scant. Ze scannen kranten, boeken en miljoenen pagina’s losbladig papier. Brigham Young University, de Universiteit van Virginia en vele andere academische instellingen digitaliseren miljoenen documenten die van belang zijn voor historici en genealogen. Bijna alle grote instellingen met historische documenten werken hard aan het digitaliseren van hun collecties.

Toch verwacht geen van deze organisaties ooit een digitaal beeld of tekstueel record te maken en het op een plank te plaatsen om tientallen jaren onaangeroerd te blijven. In plaats daarvan is iedereen van plan om meerdere back-upkopieën op te slaan en die kopieën om te zetten naar modernere opslagmedia naarmate technologische verbeteringen beschikbaar komen. Elk van deze organisaties verwacht de informatie beschikbaar te stellen aan historici, genealogen en anderen voor vele jaren, misschien eeuwen, in welk formaat dat dan ook beschikbaar is op dat moment. Ze weten inderdaad dat de enige praktische methode om informatie voor altijd op te slaan en te verspreiden, is door gebruik te maken van digitale opslag en periodieke conversie naar nieuwe formaten.

Wat betekent dit voor u en voor uw “persoonlijk archief” van genealogische informatie?

Net als de profs kunt u er niet op rekenen dat u uw gegevens op papier of op microfilm opslaat. Net als de profs kun je niet van plan zijn om een diskette of een cd-rom te maken en deze op een plank of in een kluis te plaatsen om de komende vijftig jaar onaangeroerd te blijven. Evenals de professionals hebt u een plan nodig om uw gegevens op te slaan en te koesteren en te laten groeien. U moet ervoor zorgen dat u of iemand in een latere generatie de informatie onderhoudt en naar nieuwere opslagmethoden en bestandsindelingen kopieert zodra deze beschikbaar zijn.

Wellicht dat genealogische verenigingen betrokken raken bij het bewaren van gegevens voor leden. Ik heb nog nergens van een dergelijk project gehoord, en toch lijkt het een “natuurlijk” proces voor lokale, regionale en nationale genealogische verenigingen. Misschien zouden de gegevens op een cd-rom of dvd-ROM-schijf of via online bestandsoverdracht aan de vereniging worden voorgelegd. De gegevens kunnen zich in ASCII-tekst of GEDCOM of Word DOC of in adobe’s Pdf-formaat bevinden. Afbeeldingen kunnen worden ingediend in TIFF- of JPEG-indeling. Nog beter, dien uw informatie in al die formaten tegelijk in op één schijf of in één bestandsoverdracht! Dat is goed te doen.

De vereniging zou de informatie dan opslaan in een goede archieffaciliteit. Back-upkopieën zouden ook off-site worden opgeslagen, bij voorkeur in een tweede faciliteit op grote afstand. Nog belangrijker is dat de vereniging deze informatie ook periodiek zou omzetten naar nieuwere formaten. Het proces moet eenvoudig zijn, omdat conversiesoftware altijd een paar jaar bestaat, terwijl een oudere technologie nog steeds naast een nieuwere beschikbaar is. Dit zal een kostbare zaak zijn.